1. Ставьте цели 

Зачем проводится это совещание? Сформулируйте в начале цель и задачи, которые должны быть решены, и оповестите всех участников. Спросите, можете ли избежать совещания и использовать беседу на телефоне (в т.ч в режиме конференц-зала) или обмен электронными письмами. 

2. Решите, кто нужен 

Люди должны чувствовать, что обсуждаемая тема действительно имеет к ним отношение, и их навыки, опыт будет полезен на этом совещании. 

3. Соблюдайте регламент 

Цените чужое время. Начинайте и заканчивайте вовремя, утвердите регламент каждого доклада. Не планируйте собрания длительностью более 60 минут, чтобы участники оставались действительно вовлеченными в обсуждение. 

4. Обеспечьте достоверные данные и наглядное отображение 

Пусть все участники имеют доступ к актуальной информации и могут работать с ней в интерактивном режиме. Внедрение современных инструментов Business Intelligence и визуального контроля – таких, как Luxms BI, – помогут решить эту задачу. Данные будут агрегироваться автоматически, что избавит от трат времени на сбор информации. Интерактивные панели (dashboard) и средства визуализации представят важные для управленцев показатели. На совещаниях Luxms BI позволяет всем участникам фокусироваться на совещании: видеть "живые" данные, динамично проверять разные варианты и принимать взвешенные решения. 

5. Ведите протокол 

Протокол зафиксирует итоги совещания (что и как было решено сделать, к какому сроку) и содержит средства контроля выполнения поручений и решений.